¿Por que son nuestros roles tan inestables?

Antiguas afectaciones

En México, durante más de 40 años hemos utilizado siempre, el mismo y anticuado esquema de asignación de reservas en el aeropuerto para cubrir los servicios de vuelo. 
En todos esos años, este esquema ha demostrado sin lugar a dudas una muy baja efectividad, ya que genera una serie de afectaciones importantes en las secuencias al afectar en cascada hasta 5 o 6 tripulantes, esto, implica la necesidad de efectuar un alto número de re-asignaciones para cubrir los servicios que se van dejando descubiertos en "Open Time".


Durante todo este tiempo hemos vivido con este problema, culpando al departamento de tripulaciones de las consecuencias, en su lugar deberíamos considerar diferentes propuestas que nos ayuden a entender y modificar las causas de estos resultados.

Viejas incidencias, viejas reglas 

La realidad es que, en primer lugar, lo que principalmente genera las afectaciones en cascada son las ausencias e incapacidades de los mismos tripulantes, y, en segundo lugar -pero con un impacto mayor en las afectaciones- la estructura de asignación de reservas en aeropuerto (la cual hemos insistido en mantener) que agravan la situación, creando secuelas que generan un número importante de modificaciones a los roles mensuales.


Dentro de la industria, empresas y pilotos de otros países se han dedicado a ser más creativos, generando alternativas para lograr a través de la aplicación de mejores prácticas, como lo son los BLOQUES de reservas y reservas de LONG CALL (es decir en domicilio) que ofrecen un beneficio para ambas partes al cubrir las afectaciones que se dan a los servicios de vuelo sin afectar de manera importante al resto de la planta. 
Obteniéndose así una mayor estabilidad y constancia en los roles de los tripulantes.

¿Podremos hacerlo nosotros?

La parte fácil es que existen esquemas ya probados que podemos incluir en nuestras reglas, de manera que además de permitir la productividad operacional, aseguremos una mayor estabilidad de los servicios asignados.
Lo difícil, es que esto implica por supuesto, una inminente necesidad de cambiar nuestros criterios y paradigmas para establecer nuevas reglas que ayuden a definir condiciones para minimizar las afectaciones mencionadas.


Ejemplos y métodos probados, los hay, ¿interés de nuestra parte para modificar nuestros anticuados esquemas?......Probablemente, este sea otro tema más para analizar.

PBS desde los años 70's

El concepto de PBS nació durante la década de los años 70, Christian Boegner quién dirigía en esos años la compañía SBS es considerado el "padre del PBS". (Después de que BOEING compró SBS, el Sr. Boegner fundó en la década de los 2000, la empresa Crewing Solutions, la cual ofrece uno de los mejores sistemas de PBS que existen actualmente).

1a Generación - Bid Lines

En la primera generación de PBS el sistema crea líneas de servicios, mismas que se publican para que los pilotos en base a su antigüedad tengan la posibilidad de escoger líneas, las cuales se otorgan de acuerdo al escalafón (signority).

Los empates de servicios del mes anterior y los servicios específicos para los tripulantes se tienen que adecuar manualmente, lo cual a su vez deja servicios abiertos que deberán posteriormente ser asignados entre la planta de pilotos de manera también manual.
La asignación definitiva (el rol), será de conocimiento de los pilotos hasta el momento de ser publicada.
Este sistema fue utilizado por varias aerolíneas, pero ha caído en desuso a partir de las mejoras que siguieron al PBS en la segunda generación.

2a generación - Preferential Bidding

La segunda generación permite a los pilotos definir características en sus solicitudes sobre los tipos de servicios a los que desean ser asignados, una vez que el período de solicitudes se cierra, el sistema crea soluciones con diferentes líneas para cada piloto considerando todas las solicitudes de asignación que los pilotos hayan ingresado.

El sistema analiza los conflictos posibles que existan con pre-asignaciones, empates de mes y solicitudes de los demás tripulantes, para otorgar al final las líneas que minimicen el impacto operacional. El sistema se basa en reglas de respeto al escalafón.
La asignación definitiva, será conocida por los pilotos también hasta el momento de la publicación (impresa o electrónica) de los roles.
Este tipo de PBS está actualmente en uso y es el tipo de alternativa que Boeing/Jeppesen-Carmen ofrece al mercado.

3a Generación, PBS (sistemas Heurísticos)

La última generación de PBS, integra sistemas dinámicos e interactivos que ofrecen información y soluciones en tiempo real, ofrece características nuevas que permiten:

• Generar y aplicar criterios conocidos como "Fairness", además de aplicar criterios de escalafón, buscan una repartición más equilibrada en las asignaciones.
• Que los pilotos conozcan en "tiempo real" durante la ventana de tiempo para generar solicitudes, los servicios disponibles en su antigüedad para asignación.

Estas características permiten a los tripulantes conocer con objetividad durante el período de solicitudes (antes de la publicación de roles) las alternativas que pueden considerar para obtener un resultado más cercano a sus requerimientos y así, finalmente, lograr un mayor nivel de satisfacción con respecto a sus roles.

El PBS de 3a generación más avanzado en el mercado actualmente, es el sistema SmartPref de Crewing Solutions.


Conoce también cuales son las Diferencias entre Bid Lines y PBS

Bid Lines vs PBS

Enfoques para otorgar peticiones
Hasta hoy, como alternativas de asignación existen dos enfoques generales en uso para la solución del complejo reto que presenta la asignación de tripulantes al considerar las preferencias individuales de cada uno:

• La Petición de Líneas (Bid Lines)
• El PBS (Preferential Bidding System).

Petición de Líneas
El primer enfoque que se creó en los años 70 fue el de Petición de Líneas (Bid Lines), en el que las secuencias de servicios son colocadas dentro de líneas pre-construidas, generadas por el optimizador de líneas (PAIRING - un programa informático que pone las combinaciones en líneas "legales"), éste, no toma en cuenta las preferencias individuales, ni las limitaciones impuestas para cada tripulantes.

El paso siguiente en este antiguo esquema, es la publicación (a la planta) del conjunto genérico de las líneas, y es entonces cuando se inicia el período para que hacer las peticiones (Bidding window). Durante este período, los tripulantes son libres de elegir cualquier línea para anotarlas en su solicitud y se les otorgará siempre y cuando ningún otro tripulante con un escalafon menor, quiera la misma línea.

Excluyendo al tripulante de más alto rango en el escalafón dentro del paquete de oferta, cualquier otro miembro de la tripulación deberá presentar múltiples opciones de líneas preferidas a fin de garantizar una línea preferente, de lo contrario, le pudiera ser otorgada cualquier línea remanente.

En el proceso de licitación, la línea preferida puede no ser adjudicada por completo, porque la línea fué creada sin hacer referencia a las limitaciones específicas del miembro de la tripulación, mismas que puedieran entrar en conflicto con las actividades predeterminadas de los tripulantes (empates de mes, adiestramientos, etc.).

Las secuencias que generen conflicto deben entonces ser manualmente reasignadas a otros miembros del equipo, lo cual resulta en una amplia gama de ineficiencias.
Es evidente que esta reasignación posterior a la adjudicación es costosa para las compañías aéreas, y pudiera ser frustrante para los miembros de la tripulación. Estas ineficiencias pudieran generar que las compañías aéreas contraten a más miembros de la tripulación. Sin embargo, la oferta de líneas ofrece un proceso transparente de fácil licitación y adjudicación.

PBS
El PBS (Preferential Bidding System), es la 2a generación y se creó para mejorar el antiguo sistema de "Bid Lines". 
Es un programa informático utilizado por los departamentos de asignación de servicios a tripulantes en muchas aerolíneas que proporciona un método para resolver de manera periodica la programación de vuelos específicos a determinados miembros de la tripulación de acuerdo a sus solicitudes de horarios y condiciones de trabajo con preferencias ponderadas.

En el enfoque de PBS, las líneas no han sido creadas antes del período de licitación, los miembros de la tripulación tienen la capacidad de definir que tipo de combinaciones, propiedades de la línea, y días libres prefieren, por lo tanto generan la construcción de la línea por sí mismos. El PBS también permite a los miembros de la tripulación la petición de servicios de reservas, mezclada con la petición de combinaciones. 
EL PBS ofrece un proceso de un solo paso de asignación de combinaciones en las líneas que cada miembro de la tripulación prefiere y puede cubrir legalmente.

El verdadero desafío para PBS, es que trata de resolver objetivos con conflictos inherentes como son: otorgar las preferencias y respetar la antigüedad, a la vez que adjudica todos los servicios.

A la hora de los resultados, la solución debe ser lo más eficiente posible, optimizando al mismo tiempo las necesidades de cobertura de operación, buscando respetar las preferencias de tripulantes y apegándose a los reglamentos vigentes.

Dentro de las alternativas que ofrecen los diferentes proveedores de sistemas de PBS, existen: 

• El método convencional (2a Generación), 
• Es un método más pasivo, ya que una vez hecha la solicitud solo queda esperar los resultados
• durante el período de solicitudes (Bidding Window) los tripulantes hacen sus solicitudes de acuerdo a sus preferencias, pero no tienen información de como se verían afectados por las solicitudes del resto de la planta,  
• los resultados son vistos por los pilotos hasta la publicación de sus roles.
• La nueva generación de PBS (3a generación), 
• es un método mucho más Dinámico ó Interactivo,
• en él, el piloto tiene información en tiempo real durante el proceso de solicitud de preferencias y puede así ir generando alternativas para recibir un mejor nivel de satisfacción.
• durante el período de solicitudes se están viendo los posibles resultados

Los proveedores de estos servicios ofrecen a las administraciones de las compañías aéreas  la manera de optimizar las operaciones y el uso de sus recursos lo mejor que puedan, y a los tripulantes la posibilidad de mejorar nuestros niveles de satisfacción con la Petición de Líneas ofertadas (Bid Lines) o el PBS, opciones que han demostrado ser un enfoque ampliamente aceptado para obtener una mejor calidad de vida.

Pairing y Rostering

A efecto de familiarizar a los lectores con la terminología utilizada se mencionan las palabras que se utilizan en inglés y en el caso que aplique, la traducción propuesta.

Pairing y Rostering

En AeroMéxico actualmente la asignación de servicios a tripulantes se efectúa de manera automatizada a través de los procesos de "Pairing" y "Rostering".

• "Pairing" - Es el proceso que genera líneas de servicios, las cuales se forman a base de combinaciones de servicios que se forman con secuencias de vuelos que inician y terminan en la base de residencia.

Las secuencias, son constantemente redefinidas (normalmente de manera mensual) derivado de la adición o remoción de destinos, cambios de horario o de el equipo utilizado para los vuelos en las empresas de aviación.

• "Rostering" - Es el proceso que asigna líneas (los Roles) a los tripulantes.

Hace muchos años, en su forma más simple, este proceso se hacia de manera manual y sin considerar ninguna solicitud de los tripulantes.

A partir de los años 70, en países europeos y en USA, se comenzaron a implementar condiciones negociadas entre sindicatos y empresas a efecto de otorgar líneas a los tripulantes en base a sus peticiones y de acuerdo a su antiguedad. 
Es este último esquema el llamado "Bid Lines", que puede traducirse como "Petición de Líneas".

Bidding

El proceso de solicitar una cierta asignación es llamado "Bidding". Generalmente las peticiones se hacen de manera mensual.
El formato más antiguo de este esquema permite a los tripulantes en base a su antiguedad, solicitar algunas de las líneas "duras" (aquellas que no consideran ninguna solicitud específica del tripulante) y esperar a que alguna de las líneas seleccionadas sea otorgada al término del periodo definido para hacer las peticiones.


Esquemas más modernos, permiten seleccionar entre una serie de características de las combinaciones y vuelos, para que en base a ello se construya las líneas y se busque otorgar de manera total o parcial las peticiones efectuadas por los tripulantes.

La programación mensual llamada "Line", que nosotros conocemos como Rol, consiste de una serie de "Pairings" ó combinaciones de servicio (también llamadas secuencias).

Tanto durante la creación de secuencias, como en la formación del Rol de un tripulante, se deben considerar una gran cantidad de restricciones para lograr obtener soluciones de asignación que permitan alcanzar un menor costo de operación al empatar los modelos específicos de avión, las rutas que se vuelan y las variantes que se presentan durante el proceso.

Entre los factores que deben respetarse están las reglas legales y las cláusulas contractuales, que incluyen limitaciones de jornada, vuelo, tiempos totales mensuales, diarios, permisos, costos, créditos y entrenamientos. Otras restricciones que aplican en la creación de los roles son las actividades predeterminadas del mes anterior y que se conocen como "empate de mes".

Actualización del Sistema Carmen en AeroMéxico

Asignación Manual, el método más simple
El método más antiguo para la asignación de servicios en las aerolíneas, ha sido la creación de líneas de forma manual, las cuales se asignan indistintamente a los tripulantes.
Desde hace muchos años, en la industria, este método ha sido renovado con la implementación de diferentes sistemas que automatizan los procesos.

• Actualmente en AeroMéxico los procesos de "Pairing" y "Rostering" son automatizados; aún así, el "Pairing" se hace bajo un esquema de líneas "duras", y la asignación de líneas ("Rostering") las asignada a cualquier piloto sin seguir ninguna regla específica, ni siquiera de orden escalafonario.
• En AeroMéxico Connect, para las asignaciones de servicios, todavía en el mes de Agosto de 2010 se utilizaron métodos manuales. 

Automatización de los sistemas de asignación

Durante los últimos 20 años, en AeroMéxico se han implementado mejoras a los sistemas de asignación, integrando programas de software de sistemas informáticos como SBS International, y Carmen Systems, lo cual ha ayudado a renovar y actualizar algunos de sus procesos.

Boeing compra SBS en 2001

Boeing compra Carmen en 2006

En AeroMéxico, durante el mes de Septiembre se dió inicio a la actualización del software de Carmen Systems para pasar de la versión 12 a la 16 (cabe mencionar que Carmen Systems fué adquirido por Jeppesen la cual a su vez es una empresa del grupo Boeing).


Esta actualización de la versión de software, tendrá como resultado la optimización (en términos operacionales) del proceso de asignación de los servicios a los tripulantes de AeroMéxico.


Hospedaje con Jeppesen
Adicionalmente, se modificará el "hosting" de los datos. El flujo de datos que se utiliza para el funcionamiento del sistema estará hospedado en servidores de Jeppesen en USA. Este cambio de plataforma tecnológica, tendrá tambien un impacto positivo en el desempeño del sistema.
Un módulo adicional que se integra a los productos que tiene contratados AeroMéxico es el de "Tail Assignment", este módulo optimiza el uso de los aviones de acuerdo a las necesidades operacionales, a la vez que informa a los sistemas de tripulaciones del seguimiento de matrículas lo cual puede minimizar los cambios de equipo en las asignaciones de los tripulantes.
El proyecto de implementación de "Pairing", "Rostering", "Tracking" y "Tail Assignment" estará completo a principios del 2o trimestre del 2011.

¿Como se hace el Rol actualmente (Oct 2010)?

En donde empieza el Rol
Después de que se analizan los requerimientos del mercado y los recursos disponibles de la empresa, se genera o modifica el itinerario, (función que se ejecuta en algún área de la dirección Comercial de la empresa).
Toda ésta información se organiza en un formato estandarizado (OAG), que entre otras aplicaciones sirve para integrarse con el software que se utiliza para asignación de servicios de los tripulantes. 
Esta, es una de las primeras tareas que se ejecutan cada mes para iniciar la creación de nuestros roles.


Pairing, Rostering y Tracking
Una vez que se libera la información de itinerarios (horarios, equipos utilizados, número de horas por equipo, origenes, destinos, etc.) esos datos se procesan en el Departamento de Tripulaciones para utilizarse en la asignación de servicios, básicamente, por medio de 2 diferentes paquetes de software:

• el primero (Pairing) que genera líneas puras de servicios (vuelos, reservas, traslados, etc.) en el período mensual.
• el segundo (Rostering) asigna estas líneas puras a los tripulantes, ajustándolas al considerar  preasignaciones como son, adiestramientos, vacaciones, incapacidades, permisos, etc.

Existe un tercer módulo que se utiliza para dar seguimiento a los servicios asignados y efectuados por los tripulantes (Tracking), mismo que sirve para reasignar aquellos servicios que se encuentran como "Open time".


Open Time
Aquellos servicios que no quedan asignados durante la fase de asignación (Rostering), se definen como "Open Time".


Durante la asignación de líneas (Rostering) a los tripulantes, en ocasiones es necesario, remover alguna de las combinaciones que integran las líneas, ya sea, por el empate de servicios que se trae del mes pasado, o derivado de las preasignaciones que se requiere integrar en los roles de cada tripulante.
Si los servicios que se remueven de las líneas quedan pendientes de asignación, se crea el llamado Open Time, que debe finalmente asignarse manualmente para que no queden servicios sin cubrir.
Estos servicios de manera idónea, deberían quedar programados antes de la publicación del rol, en la realidad, algúnos servicios tendrán que ser asignados durante la actualización en el día a día (Trackíng), en adición a las afectaciones que se dan durante la operación (demoras, ausencias, incapacidades, cancelaciones).


Atrapados en el tiempo
Este, ha sido el camino que hemos usado (durante los últimos 30 años) en AeroMéxico para generar los roles que rigen nuestras vidas mes a mes. 
Es un esquema que se ha quedado relegado en el tiempo, ya que por no romper paradigmas y crear nuevas alternativas a las reglas que tenemos pactadas para la asignación de nuestros servicios, no se han aprovechado nuevas metodologías que la misma industria tiene en uso desde hace más de 30 años, como son:

• "Bid Lines"
• "Preferential Bidding"

Estas metodologías, por si solas plantean mejoras sustanciales para la calidad de vida de los tripulantes y una estable operación para la empresa, y de las cuales, hablaremos en otro artículo.

PBS - Preferential Bidding System

Generalidades del PBS

El sistema de asignación para tripulantes que se utilizaba tradicionalmente en Aeroméxico hasta antes del año 2010, fue siempre un método en el que los roles se creaban con lineas predefinidas (hard lines), las cuales se asignaban sin ningún criterio específico a cualquier piloto de la línea.

Un sistema preferencial de solicitudes (PBS-Preferential Bidding System) es un método que permite asignar a los tripulantes las combinaciones de vuelos (pairings) que se generan cada mes, de una manera distinta y que mejora substancialmente el nivel de satisfacción de quienes participan en él. Las preferencias de cada miembro de la tripulación, son la base de construcción de las líneas (proceso llamado Rostering), sin generar conflicto con sus actividades pre-asignadas.

El resultado es una línea construida específicamente para cada miembro de la tripulación, línea que en México conocemos como Rol.

Para los miembros de la tripulación 

El objetivo de un PBS es mejorar su calidad de vida.
Esto se logra, al permitir a los tripulantes generar sus solicitudes de manera estructurada para la creación de sus propias líneas.

Los miembros de la tripulación expresan sus preferencias para:

• días de descanso deseados
• combinaciones de servicios
• atributos de las combinaciones
• características de la línea

El PBS utiliza las solicitudes de cada miembro de la tripulación y sus pre-asignaciones (vacaciones, capacitación, incapacidades, permisos y los servicios que se traslapan del mes anterior, etc.), además de la antigüedad y otra serie de reglas definidas entre ASPA y AeroMéxico, para la construcción de las líneas.

Con el PBS,  los miembros de la tripulación pueden considerar diferentes opciones, como los horarios y días de trabajo en torno a su vida personal, utilizando los diferentes atributos de las combinaciones de servicios disponibles para sus preferencias y antigüedades.

Algunos miembros menos antiguos en el escalafón podrían preguntarse si el uso de PBS es bueno para ellos. La respuesta es, definitivamente sí. La aleatoriedad en la variedad de  intereses y necesidades que cada tripulante tenemos durante las diferentes etapas de nuestra vida laboral, puede casi garantizar que un buen PBS otorgue las preferencias de días de descanso o la estructura del rol para que se cumplan por completo o parcialmente los requerimientos de los tripulantes, siempre que esas preferencias día de descanso no sean, por ejemplo, todos los días de fiesta (calendarizados) o fines de semana.

Para la compañía

El objetivo principal es la completa asignación del total de horas de vuelo programadas para cada una de las flotas.
El PBS es una solución que crea las líneas para cada miembro de la tripulación en un solo proceso, sin la necesidad pre-asignar manualmente roles pre-construidos y sus procesos secundario, como la edición de líneas.

Ahorra costos de operación mediante la eliminación del conflicto entre las líneas pre-construidas con los servicios que se traslapan del mes anterior y actividades previas de los afectados, pudiendo reducir la cantidad de reservas, sobre todo al principio del mes.
Además, debido al proceso de simplificación, permite más tiempo para que los planificadores de tripulaciones optimicen el manejo de cambios de último minuto de horarios comerciales.

Un enfoque ganar-ganar

Al final del día, el uso de un sistema PBS mejora la calidad de vida de los tripulantes, y proporciona un proceso de asignación mucho más eficiente para la empresa.

Al utilizar un sistema PBS, se puede asegurar que se genera una condición que permite a pilotos y empresa lograr un esquema de ganar-ganar.